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Seis consejos para una contabilidad ordenada en una empresa de e-commerce

Seis consejos para una contabilidad ordenada en una empresa de e-commerce

Pese a que Perú tiene una baja tasa de penetración de e-commerce en la región, donde solo 1 de cada 7 ha comprado por internet (Minsait, 2019), el crecimiento de este ha ido en aumento. Según la Cámara Peruana de Comercio Electrónico (Capece), el crecimiento ha sido exponencial en los últimos años, y su proyección al 2019 es de 30 % en e-commerce y 55 % en m-commerce, pasando a convertirse en una de las más importantes tendencias de inversión para los próximos años. Por ello, consideramos oportuno presentar seis consejos para una contabilidad ordenada, basados en las características cualitativas de la información útil, del Marco Conceptual para la información Financiera (IFRS Foundation, 2010).

Todos los consejos expuestos tienen la restricción del costo. Es decir, elaborar y utilizar la información de forma más detallada y rápida incrementa el costo de tenerla y comprenderla. Se debe ponderar si ese mayor costo está justificado por los beneficios de contar con dicha información.
 

  1. Tener buenos profesionales y cuidar la relevancia.  La información influye en las decisiones, pues se puede generar y confirmar predicciones. En tal sentido, se debe contar con profesionales idóneos para que, sobre la base de su juicio profesional, las empresas puedan revelar adecuadamente en sus informes qué partida es relevante para una determinada situación. Su omisión o expresión inadecuada puede influir negativamente en los usuarios. En las empresas de comercio electrónico se deberá evaluar qué aspectos se controlarán de manera más detallada a través del sistema contable. Por ejemplo, líneas de productos, determinados mercados, tipos de clientes, tipo de proveedores, regímenes tributarios, etc.
     
  2. Verificar la presentación fiel. Para lograr este objetivo, las empresas deben implantar controles para que la información sea completa, neutral y libre de error. Esto va de la mano con lo mencionado en el punto anterior sobre personal calificado, y se complementa con el uso adecuado de soporte tecnológico (software contable y hardware).

    En el e-commerce, el control de las fechas de las operaciones y los importes asociados son fundamentales, ya que de ello dependerá el registro oportuno de sus ingresos, gastos, deudas, impuestos devengados, entre otros aspectos, dentro del periodo que corresponda.

    Además, los cyberdays implican costos, precios promocionales, descuentos, tipo de cambio, stock de inventarios, entre otros. Todo esto deberá estar actualizado en el sistema contable.
     
  3. Ser consistentes para poder comparar. Este aspecto está referido a la congruencia en la aplicación de políticas contables para la medición de operaciones y su registro. Así se podrá comparar y evaluar los resultados de estrategias promocionales, campañas, rotación de productos, evolución de mercados, costos, incremento de inversiones, etc.
     
  4. Sustentar cada una de las operaciones. Es de suma importancia que las empresas tengan archivos adecuados, con información para reportar a observadores externos e internos: autoridades fiscales, entidades bancarias, proveedores, gerentes, accionistas, entre otros. Uno de los temas que causa más preocupación son los tributos. Si revisamos los artículos 43° y 44° del Código Tributario, veremos los plazos de la prescripción y desde cuándo empieza el cómputo de dichos plazos, a fin de custodiar nuestra información por el tiempo requerido.
     
  5. Tener la información de manera oportuna. Debemos mantener los registros contables actualizados. Si bien es cierto, no se puede aún manejar en tiempo real, es necesario tenerlos lo más actualizados posible, para una adecuada toma de decisiones. Una partida prioritaria son los inventarios, ya que, con un adecuado control y data oportuna, será posible atender los pedidos y generar una grata experiencia al cliente en cuanto al cumplimiento de los tiempos ofrecidos de envío y características del producto. Como ya sabemos, el cliente de una empresa e-commerce puede ser atendido 24/7 y busca que así sea.
     
  6. Mantener nuestra información comprensible. Si bien es cierto, el paradigma es que la información contable sea clara y concisa, se requiere que los usuarios cuenten con conocimientos básicos del rubro empresarial. Por lo tanto, debemos estar siempre actualizados para utilizar nuevas estrategias y tendencias en sector de e-commerce, y ser capaces de evaluar su impacto económico y financiero a través de nuestros reportes contables.

Todos los consejos expuestos tienen la restricción del costo. Es decir, elaborar y utilizar la información de forma más detallada y rápida incrementa el costo de tenerla y comprenderla. Se debe ponderar si ese mayor costo está justificado por los beneficios de contar con dicha información.

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