Sheyla Prado
Entre las tareas más realizadas en los últimos seis meses encontramos, como una de las prioridades en las entidades públicas, el consolidar entre sus trabajadores la transición de pasar de la gestión de la evidencia en soporte papel a la recepción, emisión, despacho y archivo de los documentos electrónicos o digitales.
¿Pero en realidad esta ha sido una alternativa viable de ser aplicada de manera técnica y metodológica en tan poco tiempo? Personalmente, creo que solo las instituciones que han tenido la capacidad de acelerar el cambio en sus procesos para que puedan implementar en su gestión administrativa una solución tecnológica orientada a la gestión documental, son las que vienen consolidando esta nueva forma de trabajar generando documentos electrónicos y digitales.
Es preciso no perder de vista que ya, desde enero del 2002, el Estado peruano, a través de su marco normativo, inicia la concepción de un proceso de modernización de su gestión mediante la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado (Ley N° 27658). Con esta nueva visión de la gestión pública se declara al Estado peruano en proceso de modernización, con la finalidad de favorecer al ciudadano frente a sus necesidades y, así, permitir un mayor acercamiento de las instituciones, integrándolo en la gestión de la mejora continua de sus procesos con el objetivo de:
- Mejorar la eficiencia del aparato estatal.
- Estar orientado al servicio de la ciudadanía.
- Ser descentralizado, transparente e inclusivo.
En contribución a la visión de modernización de las instituciones públicas desde la archivística, es necesario que las soluciones tecnológicas que se desarrollen e implementen en la gestión electrónica y digital de los documentos tomen en cuentan las buenas prácticas consideradas para este fin, como es el caso de la Norma Técnica Peruana 2020 NTP-ISO 30301, segunda edición denominada: Información y Documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, aprobada y vigente desde el 29 de enero del 2020, en la que se indica en relación con el sistema de gestión: “Las normas sobre sistemas de gestión de documentos están diseñadas para ayudar a las organizaciones de todo tipo y tamaño, o grupos de organizaciones con actividades empresariales compartidas, a implementar, operar y mejorar un sistema eficaz de gestión para los documentos” (SGD).
Así, con esta nueva visión de la gestión pública para la generación de sus documentos y el archivo de estos, también vienen evolucionando los servicios digitales con la finalidad de orientar los esfuerzos en esa búsqueda por consolidar su gestión administrativa con el apoyo de soluciones tecnológicas.
Sin embargo, es necesario que, en las estructuras o en la arquitectura de la información de un sistema de gestión, se permita la recuperación de los documentos electrónicos y digitales basados en las metodologías de la gestión de archivos. Ello para asegurar una preservación digital y de la información generada a partir de estos nuevos formatos, que garanticen a las futuras generaciones de peruanos no perder su memoria colectiva.
