¿Un empresario acostumbrado a venderle al sector privado, debe tener las mismas consideraciones de negocio cuando le vende al Estado? La respuesta es no. Es importante tener en cuenta algunos pasos mínimos.
1.- Colaborador de fines públicos:
Lo primero que debemos señalar es que un proveedor del Estado no es un mero contratista con afán de lucro que entrega su bien o servicio o ejecución de obra o consultoría, espera su pago y termina la relación jurídica. Un contratista del Estado es un “colaborador del Estado”, ello implica que sea consciente de que 1) coadyuva al Estado al cumplimiento de un fin público y 2) que la contratación pública es un instrumento formal que tiene por fin un interés público; ya sea que vende iPads al Ministerio de Educación, cuyo usuario final son los niños, o venta de insumo de alimentos para el Programa de Vaso de Leche administrado por los gobiernos locales, o compra de medicamentos para distintos pacientes a nivel nacional o ya sea que ejecuta una obra o provea un servicio como consultor.
El empresario o contratista, al entenderse como “colaborador” para dar cumplimiento al interés público, va a lograr que su interés y comportamiento cambien, ya que de por medio se encuentra que su obligación de dar o de conseguir la debida diligencia posible, antes, durante y post suscripción del contrato.
Esto tiene sentido porque veremos que si pretendes ser proveedor del Estado, debes saber que te sometes a un contrato de naturaleza formal, sumamente regulado y procedimental, que además considera sanciones si es que desistes de tu interés de contratar.
2.- Identifica el régimen aplicable:
Otro punto importante es identificar que existen diversos regímenes de contratación. Puedes ser contratista del Estado a través de un contrato de concesión o regulado bajo normas especiales o regulado bajo la Ley 30225.
La Ley N° 30225 regula los contratos del Estado cuando cualquier entidad publica decide contratar un bien o un servicio, o realizar una consultoría de obra o una ejecución de obra, y el Estado pagará por ello. Esta norma únicamente se aplica para estos casos.
3.- Contratos menores a 8 UIT para empezar a acumular experiencia como proveedor del Estado:
Ahora bien, la ley de contrataciones ha establecido en el literal a) de su artículo 5 que, los contratos iguales o inferiores a ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias, vigentes al momento de la transacción, es decir contratos iguales o menores a S/. 36, 800.00 (Treinta y seis mil ochocientos y 00/100 Nuevos soles) se encuentran excluidos del ámbito de aplicación de la ley de contrataciones. Pero bajo supervisión, ello significa que los contratos menores a dicho monto no se sujetan a las normas de la presente ley, pero sí a los principios de la ley de contrataciones; y esto es porque no dejan de ser contratos públicos, por lo que las entidades públicas regulan este tipo de contratos en sus directivas internas, y por que también pueden conllevar a la aplicación de normas penales. En otro momento expondremos la normativa referida a integridad que debe tomarse en cuenta.
Por tanto, si un empresario nunca ha vendido al Estado y desea empezar a adquirir experiencia, deberá solicitar las normas internas de la entidad pública que regulen la contratación menor a 8 Unidades Impositivas Tributarias.
4.- Métodos de contratación:
Asimismo, el empresario que pretende empezar a vender al Estado debe conocer que, existen 7 métodos de contratación1 : 1) Licitación Pública, 2) Concurso Público, 3) Adjudicación Simplificada, 4) Selección de Consultores Individuales, 5) Comparación de precios, 6) Subasta Inversa Electrónica y 7) Contratación Directa. Estos métodos se aplican, cuando nos encontramos dentro del marco de la ley de contrataciones, es decir cuando se tratan de contratos cuyo valor es igual o mayor a S/. 36, 800. Además, debemos señalar que, cuando un operador logístico empieza a analizar y elaborar su expediente de contratación y su estudio de mercado, evalúa que el bien requerido por el área usuaria (órgano al interior de la entidad que tiene determinada necesidad) no se encuentre en el Catálogo Electrónico de Acuerdo Marco, regulado por Perú Compras, porque de lo contrario debería utilizar dicho catalogo para comprar y es otra ruta planteada por la norma. La contratación a través del Catálogo de Convenio Marco implica que, Perú Compras, después de un estudio previo, tiene un grupo de proveedores seleccionados que pueden vender al Estado.
5.- Etapas en un proceso de contratación y dinámica esencial de los actos preparatorios:
Además de todo lo dicho, el empresario que quiera venderle al Estado debe conocer que, dentro de un proceso clásico de contratación, regulado por la ley, tenemos 3 etapas marcadas que hay que distinguir, 1) Etapa de Actos Preparatorios, 2) Etapa de Proceso de Selección y 3) Etapa de Ejecución Contractual. Todas estas etapas se encuentran reguladas.
En la etapa de actos preparatorios se norma toda actividad que, los funcionarios y servidores públicos deben realizar para operar y gestionar el proceso de compra. Se da inicio cuando surge la necesidad de contratar de un área usuaria y se corre traslado al área logística para que empiece a evaluar la estrategia de compra. Es en este momento donde el área logística debe realizar el estudio de mercado y determinar el valor referencial o estimado del bien y/o del servicio, contar con la certificación presupuestal (porque sin este elemento no existe contrato, y es la garantía para que el contratista reciba su pago). En esta etapa, el operador logístico tiene su primera interacción o cercanía con el mercado, a efectos de evaluar con los probables interesados en venderle al Estado, las características del bien o del servicio o de la obra, las condiciones del contrato, los aspectos técnicos y/o funcionales de los bienes y/o servicios; y buscar la mejor estrategia para el mejor contrato con el estado.
Es un momento importante, porque el operador logístico empieza a conocer a los potenciales empresarios que pueden ser invitados a cotizar y participar en la convocatoria.
Por lo general, muchos operadores logísticos se quejan de no contar con interesados en venderle al Estado y esto porque, primero, se ha creído o supuesto que un operador logístico debe ser experto en el mercado y, en teoría, lo debería ser; pero la realidad es otra. Los operadores logísticos deben conocer donde buscar y encontrar a las mejores empresas que les provea el mejor bien o servicio, pero muchas veces no es así, porque depende de la especialidad de lo que se pide.
Una cosa es contratar servicios de limpieza, seguridad o mensajería, que son típicos y ya se conoce qué tipos de empresas existen en el mercado. Y otra cosa es contratar algún bien y/o servicio especializado como, por ejemplo, suscribir un contrato para el suministro de carnés universitarios que implica servicios particulares y especializados. Es entonces que el logístico coordina con el área usuaria para que juntos puedan buscar proveedores o le informe si conoce alguno de ellos.
Por tanto, en esta etapa el Estado y la empresa pueden ir conociéndose, pero ¿cómo sabemos ello? ¿cómo nos invitan a cotizar los operadores logísticos en las diversas entidades públicas, sí aún no se sale a convocatoria? Este aspecto la ley no lo regula. Va a depender de cada operador logístico invitar a las empresas que conoce. Este aspecto debe ser regulado por la norma, porque se deja a discrecionalidad del servidor público. Podría ser que se aproveche el uso de redes sociales y se ponga de conocimiento a la ciudadanía las necesidades en la fase de actos preparatorios, sólo para invitar a cotizar y que ofrezcan sus bienes o servicios.
Es importante resaltar que aquí no hablamos de la etapa de convocatoria vía SEACE (Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado), sino en la etapa de actos preparatorios que es un momento previo pero importante, porque se establece contacto.
Así que, la recomendación a los empresarios es que de manera formal y al inicio de cada año, presenten a sus empresas a las entidades del Estado, para que conozcan a las personas jurídicas y los bienes o servicios que ofrecen, a efectos que los tengan en cuenta para el momento del estudio o indagación de mercado.
6.- Plan anual de contrataciones:
Un empresario diligente debe revisar el Plan Anual de Contratación de cada entidad pública, allí podrá observar qué necesidades y requerimientos tiene la entidad, y a partir de qué fecha empezará la convocatoria.
Los planes anuales deben ser aprobados dentro de los 15 días siguientes, después de aprobado el Plan Institucional de Apertura (PIA) de la entidad 2, es decir a inicios de cada año.
7.- RNP
De otro lado, para venderle al Estado, el empresario deberá contar con un Registro Nacional de Proveedores (RNP). La norma indica que, para todo aquel participante que aspire a un contrato mayor a 1 uit (S/. 4 600) deberá contar con RNP3. El RNP es un sistema de información oficial único que tiene por objeto registrar y mantener actualizada durante su permanencia en el registro, información general y relevante de los proveedores interesados en participar en las contrataciones que realiza el Estado. La inscripción en el registro es indeterminada y existen capítulos de RNP, es decir que los requisitos dependen de si vas a ofrecer bienes, servicios u obras, la inscripción en cada registro.
1Artículo 21 de la Ley de Contrataciones
2 Numeral 7.4.2 del Numeral 7.4 de la VII Disposición Especifica de la Directiva N° 002-2019-OSCE/CD
3 Literal c del artículo 10 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
