La información que emite la contabilidad cubre las necesidades de los usuarios internos y externos de una entidad. Los primeros, como las gerencias, pueden recurrir a informes financieros de uso general para el control y la toma de decisiones, pero, sobre todo, a data interna de primera mano. Los usuarios externos, como acreedores, entidades reguladoras y potenciales inversionistas, entre otros, solo cuentan con informes financieros de uso general que emitan las empresas, los cuales deberán leer en conjunto con datos del entorno político, económico, social, tecnológico, etc.

Para ambos tipos de usuarios es importante que las entidades cuenten con la contabilidad al día. Y el control interno juega un rol protagónico para lograrlo. Sobre la base de los componentes de un sistema de control interno (Nobels y Mattison, 2016), las siguientes recomendaciones contribuirán con el logro de dicho objetivo:

  • Asegurar un ambiente de control adecuado. Las gerencias deben generar una cultura o clima favorable para el cumplimiento de una contabilidad actualizada. Por ejemplo, incentivos monetarios, como bonos al personal contable por presentación de reportes dentro de los plazos; e implementar estrategias bastante utilizadas hoy en día, como el salario emocional (horario flexible, desarrollo personal y beneficios a familiares de los trabajadores, entre otros).
  • Evaluar los riesgos. El análisis de los riesgos debe ser periódico para tener mapeados los riesgos en los procesos de flujo de información que llegan al área contable. No solo se debe cuidar la oportunidad en la información, sino también la confiabilidad de esta. La adecuada combinación de ambas incrementa la calidad y su relación con una adecuada toma de decisiones por parte de los usuarios.
  • Desarrollar actividades de control. En esta parte, las empresas deben tener establecidos de manera formal, y comunicada a todas las áreas involucradas, las políticas y los procedimientos para asegurar la reducción de riesgos. Podemos hablar de flujogramas, segregación de funciones, aprobaciones en determinados puntos de los procesos, arqueos o revisiones periódicas, etc. Se analizará la mejor combinación entre controles preventivos y de detección que contribuyan a que la información contable sea oportuna y confiable.
  • Fortalecer los sistemas de información y comunicación. Sirve para asegurar que los usuarios de la información tengan los accesos y cumplan a tiempo con el ingreso de datos. Las áreas operativas deben realizar la entrega de información dentro de los plazos establecidos para que el área contable pueda plasmarla en los reportes financieros dentro de los plazos adecuados.
  • Mantener el monitoreo y la supervisión. La presentación de la información debe contar con supervisión permanente. De manera interna, tenemos a las gerencias y auditores internos. Asimismo, deberíamos contar con la revisión de un auditor externo, por lo menos una vez al año. Esto permitirá la validación de la información que se presenta de manera razonable y en los puntos más relevantes.

Tomemos en cuenta que la necesidad de tener información contable actualizada no solo radica en poder presentar información para fines regulatorios (SMV, SUNAT, BVL, entre otros), sino que es un asunto estratégico que contribuye al logro de los objetivos empresariales. En palabras de Sarah Arbieto (2020, p.1), gerente senior de PwC Perú, “las organizaciones deben mantener un sistema de control interno sobre la información financiera, especialmente para fines de cumplimiento regulatorio, como en el caso de aquellas que cotizan en el NYSE; pero también para fines estratégicos y operativos”.

Sobre Administración
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Fuentes de investigación

Escrito por:

Fany Olinda Rojas Noa

Coordinadora académica de la carrera de Administración de USIL